ZASADY KONSULTACJI SPOŁECZNYCH W SPRAWIE BUDŻETU OBYWATELSKIEGO GMINY KOSTRZYN NA ROK 2020

Rozdział I

Postanowienia ogólne

1. Część wydatków z budżetu Gminy Kostrzyn na 2020 rok poddana konsultacjom społecznym określana jest jako „Budżet Obywatelski Gminy Kostrzyn na 2020 rok” (BOGK 2020).
2. Kwota Budżetu Obywatelskiego przeznaczona do realizacji na rok 2020 wynosi 300 000,00 zł.
3. Budżet Obywatelski Gminy Kostrzyn na rok 2020 obejmować będzie zadania o charakterze inwestycyjnym lub remontowym, należące do zadań własnych gminy, możliwe do zrealizowania w jednym roku budżetowym.
4. Koszt pojedynczego zadania może wynosić maksymalnie:
   • 25 000,00 zł – 125 000 zł – zadanie duże
   • do 25 000,00 zł – zadanie małe.
5. Zadania, o których mowa w ust. 3 mogą być realizowane tylko na terenie będącym we władaniu gminy Kostrzyn, nieobciążonym prawem osób trzecich.
6. Zadanie inwestycyjne, o którym mowa w ust. 3 oznacza budowę, przebudowę, modernizację a także zakup środków trwałych.
7. Realizacja zadania na terenie będącym we władaniu gminy Kostrzyn oznacza możliwość realizacji zadań także na terenach i w budynkach użytkowanych przez jednostki organizacyjne gminy (szkoły, bibliotekę, ośrodek kultury itp.)

Rozdział II

Zgłaszanie zadań

1. Propozycję zadania do zrealizowania w ramach BOGK 2020 może zgłosić osoba fizyczna, która na dzień złożenia wniosku ukończyła 18 lat i która jest mieszkańcem gminy Kostrzyn, rozumianym jako osoba zamieszkująca w miejscowości położonej na obszarze gminy z zamiarem stałego pobytu. Zadanie może zgłosić także instytucja publiczna lub organizacja pozarządowa działająca na terenie gminy Kostrzyn.
2. Zadanie zgłoszone do BOGK 2020 winno uzyskać poparcie co najmniej 15 osób fizycznych, które na dzień złożenia wniosku ukończyły 18 lat, będących mieszkańcami gminy Kostrzyn, rozumianymi jako osoby zamieszkujące w miejscowości położonej na obszarze gminy z zamiarem stałego pobytu.
3. Każdy z podmiotów wskazanych w ust. 1 może zgłosić wyłącznie jedno zadanie do BOGK 2020.
4. Jedna osoba może poprzeć więcej niż jedno zadanie do BOGK 2020.
5. Weryfikacja osób fizycznych zgłaszających zadania i osób popierających zadania odbywać się będzie na podstawie nr PESEL.
6. Zadania należy zgłaszać na formularzu zgłoszeniowym, stanowiącym załącznik nr 2 do Uchwały nr VII/65/2019 Rady Miejskiej Gminy Kostrzyn z dnia 25 kwietnia 2019 r. w sprawie przeprowadzenia na terenie gminy Kostrzyn konsultacji społecznych w sprawie Budżetu Obywatelskiego Gminy Kostrzyn na rok 2020, zwanej dalej „Uchwałą”, obejmującym w szczególności:
   1. tytuł zadania,
   2. określenie lokalizacji zadania,
   3. opis zadania,
   4. uzasadnienie,
   5. szacunkowy koszt budowy,
   6. pomysłodawcę zadania (wnioskodawcę),
   7. wskazanie osoby obecnej przy otwarciu urny do głosowania,
   8. listę osób popierających zadanie.
7. Formularz zgłoszeniowy będzie dostępny na stronie internetowej Budżetu Obywatelskiego Gminy Kostrzyn kostrzyn.budzet-obywatelski.org oraz w Sekretariacie (pok. nr 2), w Urzędzie Miejskim w Kostrzynie (w godzinach urzędowania).
8. Informacja o tym, kto jest pomysłodawcą danego zadania (wnioskodawcą), publikowana będzie na stronie internetowej Budżetu Obywatelskiego Gminy Kostrzyn https://kostrzyn.budzet-obywatelski.org/, poprzez podanie imienia i nazwiska lub nazwy (w przypadku wnioskodawców niebędących osobami fizycznymi). Informacje dotyczące wnioskodawcy są publicznie dostępne na ww. wskazanej stronie wyłącznie przez okres, w trakcie którego możliwe jest oddawanie głosów zgodnie z postanowieniami Rozdziału 4.
9. Formularz zostanie uznany za ważny, jeśli wypełnione będą wszystkie pola oznaczone jako obowiązkowe, z zastrzeżeniem rozdz. 3 ust. 4 i 7.
10. Wypełnione formularze zgłoszeniowe będzie można składać w terminie wskazanym w ust. 11, w następujący sposób:
    1. w wersji papierowej, w Sekretariacie (pok. nr 2), w Urzędzie Miejskim w Kostrzynie, w godzinach urzędowania;
    2. pocztą na adres Urzędu Miejskiego w Kostrzynie, ul. Dworcowa 5, 62-025 Kostrzyn, o wniesieniu formularza w terminie decyduje data nadania przesyłki;
    3. w wersji elektronicznej, za pomocą strony internetowej Budżetu Obywatelskiego Gminy Kostrzyn kostrzyn.budzet-obywatelski.org (do godz. 24.00 ostatniego dnia wyznaczonego terminu).
11. Termin składania formularzy zostanie określony zarządzeniem Burmistrza Gminy Kostrzyn.
12. Pracownicy Urzędu Miejskiego w Kostrzynie będą udzielać wszelkich informacji pomocnych przy wypełnianiu wniosku.

Rozdział III

Zasady oceny zgłoszonych zadań oraz tryb odwołania się od wyników weryfikacji

1. Weryfikację zadań zgłoszonych do BOGK 2020 będą przeprowadzać pracownicy Urzędu Miejskiego w Kostrzynie, a będzie ona dotyczyć:
   1. kompletności złożonego formularza,
   2. szacunkowego kosztu zadania, a w przypadku jego braku wskazanie szacunkowych kosztów realizacji zadania,
   3. zgodności z kompetencjami gminy,
   4. możliwości realizacji zgłoszonego zadania w przeciągu roku budżetowego,
   5. tytułu prawnego do nieruchomości, na której wskazane zadanie ma być realizowane,
   6. możliwości zabezpieczenia w budżecie na kolejne lata środków pokrywających ewentualne koszty eksploatacyjne, które zrealizowane zadanie będzie generowało w przyszłości,
   7. generowania kosztów po realizacji niewspółmiernie wysokich w stosunku do wartości zadania,
   8. uzyskania niezbędnych uzgodnień dotyczących realizacji zadania z zakresu ochrony środowiska, planowania przestrzennego, budownictwa, infrastruktury technicznej
   9. innych okoliczności uniemożliwiających realizację zgłoszonego zadania, w tym m.in.:
      • kryterium gospodarności – projekt o podobnym charakterze jest realizowany i zgłaszane zadanie będzie go powielało lub zgłoszone zadanie uniemożliwi realizację zaplanowanego wcześniej projektu,
      • teren, na którym proponuje się realizację zadania jest przeznaczony do zbycia,
      • trwają konsultacje społeczne dotyczące sposobu zagospodarowania terenu, na którym proponuje się zadanie.
2. W przypadku wskazania szacunkowego kosztu zadania przez autora projektu, zastrzega się możliwość zmiany wysokości kosztu szacunkowego projektu zadania, który będzie kosztem decydującym o kwalifikacji zadania do głosowania, stosownie do kategorii określonych w rozdziale 1 ust. 4.
3. Formularz weryfikacji zadania, na podstawie którego odbywać się będzie ocena stanowi załącznik nr 3 do Uchwały.
4. W przypadku stwierdzenia, iż formularz zgłoszeniowy z propozycją zadania do BOGK 2020 jest niekompletny albo nie zawiera istotnych informacji niezbędnych do analizy zadania lub zadanie zostało wstępnie zarekomendowane negatywnie przez pracowników Urzędu Miejskiego, Urząd Miejski w Kostrzynie wystąpi telefonicznie lub mailowo do autora propozycji o uzupełnienie informacji w ciągu 2 dni. Nieuzupełnione formularze zostaną uznane za nieważne.
5. Złożenie uzupełnienia powoduje ponowne przeprowadzenie procesu weryfikacji wniosku wraz z analizą uzupełnienia i jego uzasadnienia.
6. Dopuszcza się możliwość organizacji spotkania wnioskodawcy z pracownikami Urzędu Miejskiego weryfikującymi zadania w celu wyjaśnienia wątpliwości.
7. W przypadku składania wniosku zgodnie z postanowieniami Rozdziału 2 ust. 10 lit. c) i b), dane wnioskodawcy będącego osobą fizyczną podlegać będą zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w zakresie spełnienia kryteriów określonych w Rozdziale 2 ust. 1 – 3. Działania takie będą podejmowane w szczególności w przypadku składania formularza zgłoszeniowego w wersji elektronicznej, jak również pocztą na adres Urzędu Miejskiego w Kostrzynie zgodnie z postanowieniami Rozdziału 2 ust. 10 lit. c) i b). Wnioskodawca zostanie poinformowany o negatywnej decyzji w zakresie możliwości złożenia formularza zgłoszeniowego. W przypadku składania formularza zgłoszeniowego w wersji elektronicznej zgodnie z postanowieniami Rozdziału 2 ust. 10 lit. c), informacja ta zostanie mu przekazana poprzez komunikat na stronie internetowej oraz poprzez wiadomość na wskazany adres poczty elektronicznej. W przypadku składania wniosku za pośrednictwem przesyłki pocztowej zgodnie z postanowieniami Rozdziału 2 ust. 10 lit. b), wnioskodawca zostanie poinformowany poprzez kontakt telefoniczny pod wskazanym numerem telefonu lub wiadomość na wskazany adres poczty elektronicznej. Wnioskodawca ma możliwość wyrażenia własnego stanowiska oraz zakwestionowania takiej decyzji, w szczególności poprzez przedstawienie dowodów spełnienia kryteriów określonych w Rozdziale 2 ust. 1 – 3.
8. Pracownicy Urzędu Miejskiego w Kostrzynie przekazują pisemne rekomendacje propozycji zadań Burmistrzowi Gminy Kostrzyn.
9. Burmistrz Gminy Kostrzyn przygotowuje listę zadań zakwalifikowanych do głosowania oraz listę zadań odrzuconych na podstawie rekomendacji pracowników Urzędu Miejskiego w Kostrzynie.
10. Z przebiegu procesu weryfikacji sporządza się protokół, który zostanie udostępniony na stronie internetowej Budżetu Obywatelskiego Gminy Kostrzyn kostrzyn.budzet-obywatelski.org.
11. Wszystkie propozycje zadań do BOGK 2020 pozytywnie zweryfikowane oraz odrzucone z podaniem uzasadnienia, zostaną udostępnione na stronie internetowej Budżetu Obywatelskiego Gminy Kostrzyn kostrzyn.budzet-obywatelski.org.
12. Propozycje zadań do BOGK 2020 pozytywnie zweryfikowane zostaną zakwalifikowane do głosowania przez osoby uprawnione do udziału w konsultacjach.
13. Od wyników weryfikacji przysługuje wnioskodawcy prawo do wniesienia odwołania do Burmistrza Gminy Kostrzyn w terminie 4 dni od dnia udostępnienia informacji o zadaniach zakwalifikowanych do głosowania oraz zadaniach odrzuconych.
14. Wniesienia odwołania powoduje ponowne przeprowadzenie procesu weryfikacji wniosku wraz z analizą odwołania i jego uzasadnienia.
15. Od decyzji o ponownym odrzuceniu zadania nie przysługuje prawo do wniesienia odwołania.
16. Kolejność zadań na karcie głosowania w poszczególnych kategoriach będzie zgodna z kolejnością zgłaszania zadań.
17. Pełny opis zadań do BOGK 2020 dostępny będzie na stronie internetowej Budżetu Obywatelskiego Gminy Kostrzyn kostrzyn.budzet-obywatelski.org oraz w Urzędzie Miejskim w Kostrzynie (w godzinach urzędowania).
18. Zgłoszone zadania mogą być promowane przez pomysłodawców w sposób dopuszczony przepisami prawa.

Rozdział IV

Zasady przeprowadzenia głosowania, ustalania wyników i podawania ich do publicznej wiadomości

1. Uprawnionymi do udziału w głosowaniu będą osoby fizyczne, które na dzień rozpoczęcia głosowania ukończyły 18 lat, będące mieszkańcami gminy Kostrzyn, rozumianymi jako osoba zamieszkująca w miejscowości położonej na obszarze gminy z zamiarem stałego pobytu.
2. Weryfikacja osób głosujących odbywać się będzie na podstawie nr PESEL.
3. Zadania będą wybierane w głosowaniu.
4. Każdej uprawnionej osobie będzie przysługiwała możliwość jednokrotnego głosowania.
5. W głosowaniu będą brały udział wszystkie zgłoszone zadania, które pozytywnie przeszły weryfikację.
6. Głosowanie odbywać się będzie poprzez oddanie głosu na nie więcej niż jedno zadanie z każdej kategorii zadań, tj. małych oraz dużych z listy proponowanych i zweryfikowanych zadań.
7. Głosowanie zostanie przeprowadzone w formie tradycyjnej (papierowej) oraz elektronicznej ze strony internetowej Budżetu Obywatelskiego Gminy Kostrzyn kostrzyn.budzet-obywatelski.org.
8. Wzór karty do głosowania, stanowi załącznik nr 4 do Uchwały.
9. Karty do głosowania będą dostępne na stronie internetowej Budżetu Obywatelskiego Gminy Kostrzyn kostrzyn.budzet-obywatelski.org oraz w Sekretariacie (pok. nr 2), w Urzędzie Miejskim w Kostrzynie (w godzinach urzędowania).
10. Wypełnione karty do głosowania będzie można składać w terminie określonym w sposób wskazany w ust. 11, w następujący sposób:
    1. osobiście w wersji papierowej do urny znajdującej się w Urzędzie Miejskim w Kostrzynie (po weryfikacji uprawnień do głosowania bezpośrednio przez pracownika Urzędu Miejskiego w Kostrzynie, co zostanie potwierdzone na składanej karcie), w godzinach urzędowania;
    2. w formie elektronicznej za pomocą interaktywnego formularza umieszczonego na stronie internetowej Budżetu Obywatelskiego Gminy Kostrzyn kostrzyn.budzet-obywatelski.org, do godz. zamknięcia Urzędu Miejskiego w Kostrzynie ostatniego dnia głosowania.
11. Termin głosowania zostanie określony zarządzeniem Burmistrza Gminy Kostrzyn.
12. Dane osoby głosującej podlegać będą zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w zakresie spełnienia kryteriów określonych w Rozdziale 4 ust. 1 i 4. Działania takie będą podejmowane w szczególności w przypadku głosowania w formie elektronicznej zgodnie z postanowieniami ust. 10 lit. b). Osoba głosująca zostanie poinformowana o negatywnej decyzji w zakresie możliwości złożenia karty do głosowania. W przypadku składania karty do głosowania w formie elektronicznej zgodnie z postanowieniami ust. 10 lit. b), informacja ta zostanie mu przekazana poprzez komunikat na stronie internetowej. W przypadku składania karty do głosowania osobiście w formie papierowej, osoba głosująca zostanie poinformowana bezpośrednio przez pracownika Urzędu Miejskiego w Kostrzynie Osoba głosująca ma możliwość wyrażenia własnego stanowiska oraz zakwestionowania takiej decyzji, w szczególności poprzez przedstawienie dowodów spełnienia kryteriów określonych w Rozdziale 4 ust. 1 –i 4.
13. Zastrzega się, że w przypadku, gdy zadań zgłoszonych do BOGK 2020 pozytywnie zweryfikowanych będzie więcej niż 40, głosowanie odbędzie się w dwóch turach.
14. Do drugiej tury głosowania zakwalifikowanych zostanie 20 zadań w danej kategorii, które uzyskały największą liczbę głosów w pierwszej turze.
15. Pozostałe zasady głosowania w drugiej turze będą identyczne, jak w pierwszej turze.
16. Obliczanie wyniku głosowania będzie polegać na zsumowaniu głosów ważnych oddanych na każde z zadań.
17. Do realizacji w 2020 roku będą przeznaczone maksymalnie dwa zadania z każdej kategorii, które uzyskały największą liczbę głosów w danej kategorii.
18. W przypadku uzyskania równej liczby głosów przez dwa albo więcej zadań, o realizacji decyduje losowanie przeprowadzone przez Burmistrza Gminy Kostrzyn.
19. Zadania, o których mowa w ust. 17 zostaną wprowadzone do budżetu gminy Kostrzyn na 2020 rok.
20. Za realizację zadań, o których mowa w ust. 17 odpowiada Burmistrz Gminy Kostrzyn.
21. Zadania, o których mowa w ust. 17 będą realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawy prawo zamówień publicznych.
22. Niewykorzystane środki finansowe pozostają w budżecie gminy Kostrzyn.
23. Z przebiegu procesu sumowania głosów sporządza się protokół, który zostanie udostępniony na stronie internetowej Budżetu Obywatelskiego Gminy Kostrzyn kostrzyn.budzet-obywatelski.org.
24. Informacja o wynikach głosowania podana zostanie niezwłocznie po zakończeniu liczenia głosów, nie później niż do dnia 31 października 2019 r. na stronie internetowej Budżetu Obywatelskiego Gminy Kostrzyn kostrzyn.budzet-obywatelski.org.
25. O wynikach konsultacji Burmistrz Gminy Kostrzyn poinformuje również poprzez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Kostrzynie oraz tablicach ogłoszeń sołectw w terminie do 14 dni od daty zakończenia konsultacji.